Analisa Kebutuhan Diklat tanpa ribet…..(AKD bagi pengelola program)

Karin adalah seorang PNS yang bekerja di sebuah instansi diklat kesehatan pemerintah. Setelah lebih 10 tahun bekerja disana, ia menghadapi satu kegelisahan mengenai efektivitas diklat yang dilakukan selama ini. Diklat yang dilakukan selama bertahun-tahun dirasa belum mampu menjawab permasalahan-permasalahan kesehatan diwilayah kerjanya. Jikapun ada perubahan kinerja, ia pun tidak yakin bahwa peningkatan tersebut akibat dari pelatihan yang dilakukan oleh instansinya.

Selama ini, penentuan perencanaan pelatihan dihasilkan dari rapat tahunan untuk menentukan rencana diklat di tahun depan. Cara ini tidak bisa diterima oleh fikiran Karin. Baginya, perlu ada sebuah analisa yang fokus untuk menentukan pelatihan apa yang benar-benar dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan PNS dalam bekerja. 

Suatu saat, anggaran untuk melakukan Analisa Kebutuhan Diklat tersedia. Dalam benaknya AKD haruslah bersifat ilmiah, dengan survey dan instrumen yang lengkap dan data yang banyak. Namun setelah AKD yang berbiaya besar itu selesai dilaksanakan, ia masih merasa belum pas dengan metode yang digunakan.

Untuk melakukan AKD, memang gampang-gampang susah. Dikatakan gampang, karena AKD itu sendiri hanya berusaha untuk mencari gap atau selisih kinerja real dengan kinerja seharusnya. Dikatakan sulit, karena sudah terpikir membuat instrumen, melakukan survey, dan bagaimana hal itu bisa mengerucut menjadi kesimpulan kebutuhan diklat.

Dari cerita di atas, penulis mencoba membuat suatu langkah-langkah melaksanakan AKD dengan mudah.

Langkah 1. Mengumpulkan data masalah (gap)

Lakukan pengumpulan data pencapaian program dari tahun sebelumnya, bisa melalui data pencapaian SPM (Standar Pelayanan Minimal) atau masalah-masalah program yang terangkat dipermukaan.

Contoh data pencapaian spm program.

No.	Indikator Kinerja	Capaian tahun 2015 (%)	Target (%)	GAP (%)
1	Balita yang naik berat badannya (N/D)	62,43	80	17,57
2	Balita BGM	3,60	5	1,4
3	Cakupan balita mendapat kapsul vit. A 2x setahun	76,23	90	13,77
4	Cakupan ibu hamil mendapatkan 90 tablet fe	74,12	90	15,88
5	Cakupan pemberian makanan pendamping ASI pada bayi BGM pada keluarga miskin	100	100	0
6	Balita gizi buruk mendapatkan perawatan	100	100	0
7	Cakupan WUS yang mendapatkan kapsul yodium	90	90	0

Langkah 2. Menentukan penyebab masalah kinerja menggunakan analisa manajemen

No.

Masalah kinerja

Fasilitas/sarana /bahan

Dana

Pedoman /SOP

SDM

Motivasi

Lingkungan kerja

Kemampuan

M

TM

A

T

A

T

B

K

B

K

B

K

1

Balita yang naik berat badan

v

-

v

-

v

-

-

v

-

v

v

-

2

Balita BGM

v

-

v

-

v

-

v

-

-

v

v

-

3

Cakupan balita vit. A

v

-

v

-

v

-

v

-

v

-

-

v

4

Cakupan ibu hamil mendapat tablet Fe

v

-

v

-

v

-

v

-

-

v

-

v

Keterangan:

M = memadai

TM = tidak memadai

A = ada

T = tidak ada

B = baik

K = kurang

Kumpulkan data melalui brainstorming ataupun FGD (Focus Group Discussion). Dari tabel di atas dapat disimpulkan masalah kinerja yang harus dilakukan melalui intervensi pelatihan adalah:

·         Motivasi

·         Budaya kerja

·         Cakupan balita vitamin A

·         Cakupan ibu hamil mendapat tablet Fe

Langkah 3. Mengidentikasi gap kemampuan lewat alur proses

Buat alur proses kegiatan. Anda dapat mengambilnya dari Standar Prosedur Operasional. Kemudian anda kumpulkan data melalui FGD atau survey.

Instruksi Kerja / SOP Pemberian zat besi pada ibu hami	Kemampuan
	Baik	Kurang
1.    Periksa konjungtiva pasien, untuk menentukan pasien anemis atau tidak. 2.    Catat hasil pemeriksaan dalam kartu status dan KMS ibu hamil. 3.    Isi form pemeriksaan laboratorium. 4.    Jelaskan pada pasien tujuan dari pemeriksaan. 5.    Jelaskan pada pasien, untuk membayar biaya pemeriksaan laboratorium  di kasir sebelum kelaboratorium dan setelah selesai pemeriksaan membawa hasil pemeriksan kembali ke unit pelayanan kesehatan ibu. 6.   Rujuk ke unit pelayanan gizi, jika hasil pemeriksaan Hb < 11 gr % 7.   Beri tablet zat besi pada semua ibu hamil, sedikitnya 1 tablet / hari, selama 30 hari berturut-turut  untuk pasien hamil  pada  trimester I, sedangkan untuk ibu hamil dengan anemia diberikan tablet zat besi dan vitamin C tiga kali satu tablet perhari ( 3 X  1 ) , hal ini sangat tergantung dengan persediaan obat yang ada 8.   Jika tablet zat besi persediaan  habis, maka  akan diberikan resep luar 9.    Beri penyuluhan gizi pada semua ibu hamil  disetiap kunjungan ANC, tentang perlunya minum tablet zat besi dan vitamin C, serta menghindari minum teh / kopi / susu dalam 1 jam sebelum / sesudah makan, karena dapat mengganggu penyerapan zat besi.	V V V V V	V V V V

Kesimpulan:

Poin 6-9 adalah bagian dari perlu menjadi materi pelatihan.

Langkah 4. Merumuskan hasil

Masukkan data di langkah sebelumnya ke dalam tabel berikut;

No	Tema Pelatihan	Sasaran	Materi Pelatihan
1	Pelatihan motivasi	Nakes
2	Pelatihan Budaya Kerja	Nakes
3	Pelatihan pemberian vit. A	Dokter, Bidan, Gizi
4	Pelatihan pemberian Fe kepada ibu hamil	Dokter, Bidan, Gizi	Rujukan, peresepan, penyuluhan

                                 

Demikian cara sederhana untuk melakukan Analisa Kebutuhan Diklat di Instansi Diklat Kesehatan di Daerah. Semoga Bermanfaat.

Anda dapat diskusi lebih lanjut mengenai artikel ini dengan menghubungi telp/WA 081381414140 (alfred).